aneb co potřebujete vědět o EDI

Jak mám zahájit výměnu elektronických dokumentů s obchodními partnery?
Abyste mohli začít používat EDI projekt, musíte se obrátit na EDI operátora a  uvést partnery, se kterými byste rádi zahájili EDI komunikaci. Každý uživatel EDI systému se identifikuje prostřednictvím GLN čísla, a vybere si způsob posílání a přijímání dokumentů.

Co je GLN?
GLN =  Global Location Number (Globální lokalizační číslo) – se používá k identifikaci objektů nebo subjektů v rámci logistického řetězce. Druhy míst, které mohou být identifikovány pomocí čísel GLN, jsou následující:

• Právní subjekt - právnická organizace, která je členem systému GS1  např. společnosti jako celek nebo jejich pobočky, včetně dodavatelů, zákazníků, finančních služeb atd.
• Skutečné (fyzické) umístění - jeden přístupový bod s fyzickou adresu, např. zvláštní místnosti v budově, sklad, sklad brána, sklad rampa, dodací pult, stojan, police, nebo místnost.

Kde mohu zažádat o přidělení GLN?
Zájemci o využívání Systému GS1 (GTIN, GLN, SSCC, apod.) musí být do systému zaregistrováni, nejlépe v zemi, kde hodlají tento systém využívat. Registrace je vázána vždy na subjekt s právní subjektivitou. GS1 Czech Republic je jediným autorizovaným pracovištěm v České republice, kde se můžete zaregistrovat.
Více informací naleznete zde.

Jakým způsobem jsou e-dokumenty posílány a přijímány?
Nejsnadnější způsob pro zasílání a přijímaní zpráv je prostřednictvím Web EDI  tj. webové aplikace, která pomáhá se spuštěním projektu. Další řešení umožňuje automatický přenos elektronických zpráv odesílaných nebo přijímaných z a do ERP systému. Můžete také využít naše řešení na klíč.

Jaké typy e-dokumentů mohou být vyměňovány mezi obchodními partnery?

• objednávky (ORDERS)
• faktury (INVOIC)
• potvrzení o odeslání (DESADV)
• potvrzení o přijetí (RECADV)
• potvrzení objednávky (ORDERRSP)
• inventarizační zprávy (INVRPT)
• zprávy o prodeji (SALESRPT)

Jaké jsou výhody EDI implementace ve firmě?
Přechod z papírové verze obchodních a logistických dokumentů do jejich elektronické podoby zaručuje   četné výhody pro celou společnost. Jedná se především o optimalizaci procesů, zlepšení kvality údajů, snížení nákladů spojených se zpracováním papírového dokumentu, a zlepšení vztahů s obchodními partnery.
Detailní informace o výhodách implementace EDI ve Vaší společnosti naleznete zde.

Je možné posílat e-faktury prostřednictvím EDI a upustit od tištěné verze?
Ano. V případě České republiky to znamená soulad se zákonem č. 235/2001 Sb. o dani z připadané hodnoty (§26, odst.4).

Co to je E-Archivace?
Faktury (posílané či přijímané v elektronické podobě) musí být skladovány takovým způsobem, aby  mohly být okamžitě a plně přístupné požadavkům pracovníků finančních úřadů.
Faktury zaslané v elektronické podobě by měly být uloženy jak odesílatelem tak příjemcem, a to způsobem zajišťujícím jejich pravost z hlediska původu a obsahu, stejně jako jejich čitelnosti po celou dobu skladování.

Podle nařízení, je dodavatel povinen uchovávat e-faktury po nástupu do  projektu EDI. Pokud dodavatel není schopen ukládat e-faktury osobně, může outsourcovat archivaci na externí dodavatele. Jedním z těchto řešení je ECOD archiv. Každý dodavatel si bude moci vyzkoušet internetovou aplikaci ECOD Archiv zdarma po dobu jednoho měsíce ode dne odeslání první e-faktury.

Co jiného lze získat používáním elektronické výměny informací pomocí ECOD platformy?
ECOD nabízí různé moduly platformy Comarch EDI, v závislosti na potřebách klientů. Možnosti zahrnují odesílání dat, překládání, skladování, monitorování, vykazování a další.